Odpowiedzialność członków zarządu wg KSH - kompletny poradnik

Członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej ponoszą odpowiedzialność wobec spółki, wspólników oraz osób trzecich za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki. Odpowiedzialność ta jest wielopłaszczyznowa i obejmuje zarówno odpowiedzialność cywilną, jak i w określonych przypadkach karną oraz administracyjną.

Odpowiedzialność wobec spółki

Zarząd kieruje sprawami spółki oraz reprezentuje ją sądownie i pozasądowo, zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych.

Członek zarządu obowiązany jest do dochowania należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach. Do jego podstawowych obowiązków należy:

• prowadzenie spraw spółki zgodnie z prawem i postanowieniami umowy spółki
• zwoływanie zgromadzenia wspólników w przypadkach przewidzianych przepisami
• składanie rocznego sprawozdania z działalności zarządu w terminie
• zwoływanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników w sytuacjach pilnych
• prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sprawozdań finansowych

Odpowiedzialność odszkodowawcza

W przypadku wyrządzenia szkody spółce przez członka zarządu, odpowiedzialność jest solidarna. Oznacza to, że każdy z członków zarządu może być pociągnięty do odpowiedzialności za całość szkody, niezależnie od tego, kto konkretnie doprowadził do jej powstania.

Odpowiedzialność solidarna oznacza, że spółka może dochodzić odszkodowania od któregokolwiek z członków zarządu za pełną wysokość wyrządzonej szkody. Członek zarządu, który zapłacił odszkodowanie, może następnie dochodzić od pozostałych członków zarządu części, która na nich przypada.

Przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej

Aby członek zarządu poniósł odpowiedzialność odszkodowawczą, muszą zostać spełnione łącznie następujące przesłanki:

• wina członka zarządu - umyślna lub nieumyślna, obejmująca działanie lub zaniechanie
• wyrządzenie szkody spółce - uszczerbek w majątku lub utrata korzyści
• związek przyczynowy między działaniem członka zarządu a szkodą
• sprzeczność działania z prawem lub postanowieniami umowy spółki

Odpowiedzialność z art. 299 KSH

Zgodnie z art. 299 § 1 Kodeksu spółek handlowych, jeżeli egzekucja przeciwko spółce z ograniczoną odpowiedzialnością okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Odpowiedzialność ta ma charakter osobisty i jest subsydiarna, co oznacza, że wierzyciel może dochodzić swoich roszczeń od członków zarządu dopiero po wykazaniu, że egzekucja wobec spółki nie przyniosła skutku.

Odpowiedzialność członka zarządu jest także solidarna, co oznacza, że każdy z członków zarządu może zostać zobowiązany do zapłaty całości długu. Jeżeli członek zarządu zapłaci zobowiązanie spółki na podstawie art. 299 k.s.h., ma on prawo dochodzić od pozostałych członków zarządu roszczeń regresowych. Każdy z członków zarządu, który został pociągnięty do odpowiedzialności, może domagać się zwrotu części zapłaconego długu od innych członków zarządu.

Wierzyciel, który nie wyegzekwował swojej należności od spółki, nie musi dowodzić wysokości doznanej szkody. Wystarczy, że przedłoży tytuł egzekucyjny stwierdzający zobowiązanie spółki istniejące w czasie pełnienia przez pozwanego funkcji członka zarządu i wykaże, że egzekucja wobec spółki okazuje się bezskuteczna.

W przypadku niewykonania zobowiązań podatkowych lub składkowych, wierzyciel może żądać od członków zarządu zaspokojenia należności z tytułu tych zobowiązań, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okazała się bezskuteczna.

Aby uniknąć odpowiedzialności z art. 299 KSH, członek zarządu musi wykazać jedną z przesłanek egzoneracyjnych:

• zgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości we właściwym czasie
• otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego lub zatwierdzenie układu
• niezgłoszenie wniosku o upadłość nastąpiło bez winy członka zarządu
• pomimo niezgłoszenia wniosku wierzyciel nie poniósł szkody

Przy czym dla uwolnienia się od osobistej odpowiedzialności za długi spółki wystarczy, aby członek zarządu wykazał jedną z powyższych okoliczności. Określa się je mianem przesłanek egzoneracyjnych, które pozwalają na skuteczną obronę przed roszczeniami wierzycieli.

Właściwy czas zgłoszenia upadłości

W orzecznictwie najczęściej podnosi się, że właściwym czasem na zainicjowanie stosownego postępowania jest taki moment, gdy nie jest już możliwe zaspokojenie wszystkich wierzycieli, jednak istnieje jeszcze majątek pozwalający na przeprowadzenie restrukturyzacji bądź upadłości. Przy ocenie tej przesłanki należy brać pod uwagę obiektywne okoliczności, a nie subiektywne przekonania członków zarządu.

Jak prawidłowo wskazał Sąd Apelacyjny w Lublinie w wyroku z dnia 15 września 2022 roku, sygn. akt I AGa 135/20, czasem właściwym jest czas, w którym wprawdzie spółka spłaca niektóre swoje długi, ale wiadomo jest już obiektywnie, że ze względu na sytuację faktyczną spółki, nie będzie w stanie zaspokoić wszystkich swoich wierzycieli z uwagi na stosunek długów do wartości posiadanego majątku.

Byli członkowie zarządu

Rezygnacja z funkcji członka zarządu nie oznacza końca odpowiedzialności. Należy jasno stwierdzić, że rezygnacja z pełnionej funkcji nie zwalnia członka zarządu z odpowiedzialności za zobowiązania, które powstały w czasie jego działalności w zarządzie. Oznacza to, że nawet po ustąpieniu ze stanowiska, członek zarządu może nadal odpowiadać za długi spółki pod warunkiem, że zostały one zaciągnięte w okresie, gdy pełnił swoją funkcję.

Skutkiem tego orzeczenia było częściowe uchylenie mocy art. 299 § 1 k.s.h. z dniem 19 kwietnia 2023 r. Byli członkowie zarządu mogą więc skutecznie kwestionować orzeczenie wydane przeciwko spółce z o.o. i wykazywać np. nieistnienie stwierdzonego nim zobowiązania spółki. Jest to szczególnie istotne, gdy orzeczenie przeciwko spółce zapadło w postępowaniu wszczętym po dacie utraty przez pozwanego statusu członka zarządu.

Przedawnienie roszczeń

Roszczenia przeciwko członkom zarządu na podstawie art. 299 k.s.h. przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym egzekucja wobec spółki okazała się bezskuteczna. Dla wierzycieli oznacza to konieczność podjęcia działań prawnych w tym terminie, aby zabezpieczyć swoje roszczenia.

Dla członków zarządu trzyletni okres przedawnienia stanowi istotne zabezpieczenie, zapewniając, że ich odpowiedzialność za zobowiązania spółki nie będzie się ciągnęła w nieskończoność. Warto pamiętać, że obecnie trzyletni termin przedawnienia upływa z końcem roku kalendarzowego, co oznacza, że teoretycznie granica odpowiedzialności może być dłuższa niż 3 lata.

Odpowiedzialność podatkowa członków zarządu

Ustawodawca w Ordynacji podatkowej określił także zasady odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania podatkowe spółki. Zgodnie z przepisami Ordynacji, za zaległości podatkowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej oraz prostej spółki akcyjnej odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem członkowie jej zarządu, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna.

Członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności podatkowej, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ. Alternatywnie może wykazać, że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy, lub wskaże mienie spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części.

Jak chronić się przed odpowiedzialnością?

Członek zarządu może podjąć szereg działań chroniących go przed odpowiedzialnością:

• regularne szkolenia i aktualizacja wiedzy z prawa spółek i prawa podatkowego
• prowadzenie szczegółowych protokołów z posiedzeń zarządu
• wykupienie ubezpieczenia OC członków zarządu (ubezpieczenie D&O)
• wdrożenie skutecznych procedur compliance w spółce
• bieżące monitorowanie zobowiązań podatkowych i składkowych
• W przypadku zagrożenia niewypłacalnością, członek zarządu powinien niezwłocznie podjąć działania zmierzające do zabezpieczenia interesów spółki oraz jej wierzycieli.

Ponadto członek zarządu ma obowiązek złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w terminie nie późniejszym niż w ciągu 30 dni od dnia powstania podstawy ogłoszenia upadłości. Niewykonanie tego obowiązku skutkuje odpowiedzialnością osobistą członków zarządu za zobowiązania spółki powstałe po upływie tego terminu.

W praktyce sądy wskazują, że właściwy czas na zgłoszenie wniosku o upadłość to moment, w którym spółka stała się niewypłacalna lub istnieje obiektywna przesłanka wskazująca na taką niewypłacalność. Opóźnienie w złożeniu wniosku może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną wierzycielom.

Warto również pamiętać, że złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego w odpowiednim czasie stanowi najskuteczniejszą ochronę przed odpowiedzialnością osobistą członków zarządu za długi spółki.

Zarówno z punktu widzenia norm prawa karnego, jak i cywilnego odpowiedzialność członków zarządu wiąże się przede wszystkim z naruszeniem podstawowych obowiązków związanych z pełnieniem funkcji w zarządzie. Wśród nich mieści się zainicjowanie we właściwym czasie postępowania upadłościowego bądź restrukturyzacyjnego, które jest podstawową okolicznością pozwalającą członkowi zarządu na uwolnienie się od konieczności spłacania długów spółki z prywatnego majątku.

• Regularne konsultacje z doradcą podatkowym pozwalają uniknąć zaległości podatkowych, które mogą prowadzić do osobistej odpowiedzialności członków zarządu
• Dokumentowanie wszelkich działań podejmowanych w celu poprawy sytuacji finansowej spółki stanowi kluczowy dowód w ewentualnym postępowaniu o odpowiedzialność
• Utrzymywanie transparentnej komunikacji ze wspólnikami na temat sytuacji finansowej spółki pozwala uniknąć zarzutów o działanie wbrew interesowi spółki

Odpowiedzialność za długi spółki

Członkowie zarządu mogą ponosić osobistą odpowiedzialność za długi spółki w określonych przypadkach:

• w przypadku ogłoszenia upadłości spółki, gdy członek zarządu nie zgłosił w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości
• przy niewykonaniu zobowiązań wobec ZUS i Urzędu Skarbowego, jeżeli egzekucja przeciwko spółce jest bezskuteczna
• w przypadku przekroczenia uprawnień lub dopuszczenia się czynu niedozwolonego
• gdy prowadzenie spraw spółki odbywa się wbrew interesowi spółki i służy interesom osobistym członka zarządu

Członkowie zarządu mogą ponosić osobistą odpowiedzialność za długi spółki w określonych przypadkach:

w przypadku ogłoszenia upadłości spółki, gdy członek zarządu nie zgłosił w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości

przy niewykonaniu zobowiązań wobec ZUS i Urzędu Skarbowego, jeżeli egzekucja przeciwko spółce jest bezskuteczna

w przypadku przekroczenia uprawnień lub dopuszczenia się czynu niedozwolonego

gdy prowadzenie spraw spółki odbywa się wbrew interesowi spółki i służy interesom osobistym członka zarządu

Obowiązki członka zarządu w przypadku zagrożenia niewypłacalnością

Członek zarządu ma obowiązek zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników w przypadku powstania przesłanek do ogłoszenia upadłości spółki. Niewykonanie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością karną oraz cywilną.

• W przypadku zagrożenia niewypłacalnością, członek zarządu powinien niezwłocznie podjąć działania zmierzające do zabezpieczenia interesów spółki oraz jej wierzycieli.